Les employés, dans une entreprise, peuvent avoir des surcharges de travail justifiant l’embauche d’autres salariés. Trouver les bonnes personnes peut cependant prendre beaucoup de temps, et il est parfois nécessaire de trouver d’autres solutions. Mieux vaut ainsi avoir recours à une assistance professionnelle, et travailler avec un ou des collaborateurs externalisés.
Que signifie collaborateur externalisé ?
Un collaborateur externalisé est une société extérieure à laquelle une entreprise fait appel pour exécuter certaines tâches administratives ou certains services. Ceci est dû au fait que la société manque de ressources ou de personnes compétentes en interne. L’entreprise va ainsi travailler avec des indépendants ou des prestataires spécialisés dans un domaine spécifique.
Les domaines que vous pouvez externaliser
Dans l’externalisation, l’entreprise va confier, sous contrat de sous-traitance, certaines opérations liées à la production, telles que :
- la logistique,
- la maintenance,
- la communication,
- la formation des salariés,
- la comptabilité,
- la gestion,
- les Ressources Humaines, etc.
Dans l’externalisation, l’entreprise surveille toujours de près le pilotage des missions qu’elle confie aux prestataires. Pour trouver le meilleur collaborateur, l’entreprise peut faire appel à un cabinet de recrutement spécialisé. Comme on peut le voir sur ce site, plusieurs métiers peuvent être externalisés.
Collaborateur externalisé : quels sont les avantages pour une entreprise ?
Travailler avec des collaborateurs externalisés présente plusieurs avantages. En effet, l’externalisation permet à une société de :
- se concentrer sur son activité principale,
- gagner du temps dans l’exécution des tâches,
- faire des économies, améliorer les résultats,
- se focaliser sur les éléments stratégiques,
- accéder aux ressources inconnues,
- maîtriser les coûts de la gestion des activités,
- améliorer le système de management,
- disposer de prestataires spécialisés pleins de compétences,
- acquérir une bonne qualité de travail,
- recueillir de la souplesse dans l’exécution des tâches.
Comment travailler avec un collaborateur externalisé ?
Afin que la collaboration avec un collaborateur externalisé soit un succès, l’entreprise donneuse d’ordre doit piloter la société externe.
Déléguer des tâches à un prestataire externe pourrait semer des doutes au niveau des entrepreneurs. Il faut cependant lui accorder une certaine confiance. Cela ne veut pas dire que vous allez lui laisser les clefs de votre enseigne dès le premier jour. Vous pouvez le laisser travailler librement, mais sous vos surveillances.
La plupart du temps, le collaborateur est virtuel, et votre entreprise peut travailler avec un assistant à l’autre bout du monde. Ainsi, pour un travail collaboratif, quelques procédés seront utiles.
Collaborateur externalisé : utilisez des outils pour communiquer
Pour que la communication passe au mieux, utilisez des outils, tels que :
- Trello : pour une organisation efficace,
- Slack : pour échanger des messages et des documents,
- Facebook workplace : pour répartir des tâches,
- Skype : pour discuter à vive voix ou pour une vidéoconférence.
Installez une procédure de travail avec ce collaborateur
Afin que votre relation avec le collaborateur externe se passe au mieux, établissez une feuille de route commune. Pour ce faire :
- créez un fichier Google Doc pour les tâches à exécuter,
- faites des captures d’écrans pour montrer une manipulation,
- filmez l’écran de votre ordinateur (pour montrer ce que vous exécutez).
Travaillez sur le même dossier simultanément
Ceci permet de faciliter la surveillance des tâches. Vous pouvez dire à votre collaborateur ce qui est satisfaisant ou ce qui doit être amélioré. Vous pouvez utiliser Google Drive pour gérer tous vos documents où que vous travailliez.
Si un problème survient dans la collaboration
Discutez ensemble pour savoir où est la faille. Si l’erreur se reproduit, soit vous revoyez le niveau de délégation, soit vous cherchez un autre collaborateur. Cependant, communiquez autant que possible pour avoir une bonne relation avec votre assistant-externe.